1、搞清楚想法
會議有各種類型,不同的會議需要不同的環(huán)境,召開會議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個重要步驟是問清楚會議主辦方的想法、目的、預(yù)算方方面面的信息,通過收集這些信息將避免下一步的策劃構(gòu)思偏離方向。
2、搞清楚思路
從秘書到公司總裁,每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃,只不過有人是專職從事這項工作,有的是兼任此職,但無論參與者有多少,一定要確認(rèn)一個有經(jīng)驗的項目負(fù)責(zé)人,想清楚策劃的步驟、時間推進(jìn)節(jié)點(diǎn)、人員的分工。如果思路不清晰,經(jīng)驗不到位,往往從策劃的一開始,就會在眾多的意見、指導(dǎo)中迷失方向。在你籌劃的思路理清后,你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果,如果你們的意見相符,你就可以做下一步的籌劃了。
3、搞清楚會議地址的選擇
會場的選擇,直接關(guān)系到會議的風(fēng)格、形式、規(guī)模、預(yù)算和檔次,這也是隨后進(jìn)一步策劃方案的基礎(chǔ),選擇一個能讓會議組織者和與會者都能滿意的會議場所非常重要,面對眾多的場所,到底怎樣去選擇呢?
(1)列出可供選擇的清單
必須制作一個會議場所清單表,清單表上需注明會議要求的所有重要條件,便于各個場所的比較和選擇。
(2) 根據(jù)清單綜合考慮會議類型與場所的搭配
比如研究和開發(fā)會議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境;重大的獎勵、表彰型會議一定要有檔次,要引人入勝;對于交易會和新產(chǎn)品展示會,需要選擇有展示空間的場所,會場交通必須便利等等。
(3)親臨現(xiàn)場實地考察
考察活動場地非常重要,要做好充分的準(zhǔn)備,要約見會議方及場地方都能做決策的人。這樣有利以后解決可能出現(xiàn)的交易問題;要對會議中的重要流程和環(huán)節(jié)心中有數(shù),在考察場地的時候,能問到的問題越多,今后出現(xiàn)風(fēng)險的機(jī)率就越低。
4、搞清楚會議整體規(guī)劃
確定了場地,策劃的工作就進(jìn)入了快車道,通過以下步驟,整個會議策劃方案就會很快出爐了,整體策劃框架草擬,按照之前的工作和現(xiàn)有的所有信息,先把整個會議的流程和方案想象出來,越具體越好招開策劃動腦會,這個會議上,你需要把專業(yè)的會議策劃公司找來,也要把主要的決策人員找來,在你的草擬方案基礎(chǔ)上,展開討論和動腦落稿-再討論-修正-再討論,一般,從第一稿的策劃書到最后落實的方案,如果策劃人員經(jīng)驗到位的話,最多3次往返討論,就可以把方案細(xì)化到執(zhí)行層面,是否到了細(xì)化到了執(zhí)行面,關(guān)鍵要看是否已經(jīng)擬出了“工作時間進(jìn)程表”“任務(wù)分工表”“物品清單”“成本分析表”這幾張最重要的執(zhí)行文件。
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